Презентационные письма
Презентационные (рекламные, коммерческие) письма имеют целью презентовать (буквально – представить в выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке саморекламы). Например, политического деятеля или общественно значимое событие.
Уважаемые господа! Редакция нашей газеты заинтересована в сотрудничестве с обучающими и консалтинговыми организациями. Данные маркетинговых исследований показывают, что рекламные акции в специализированных печатных изданиях более результативны и вызывают большее доверие, чем радио, телевидение и газеты с размытой аудиторией. Залог успеха рекламной кампании – целевая аудитория.
Если вы заинтересованы в новых клиентах, реклама ваших услуг в нашей газете привлечет внимание тех, кто наиболее нуждается в вас. На рекламу образовательных и консалтинговых услуг в нашей газете предусмотрены скидки – до 7 % на публикацию каждого рекламного объявления. Высылаем вам прайс-лист и готовы предоставить любую интересующую нас информацию. Редакция нашей газеты надеется на плодотворное сотрудничество. Телефон для справок: (095) 345-12-79. С уважением,
Письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл) в отличие от презентационных (рекламных) писем имеют целью побудить адресата к совершению покупки. Такие письма содержат не только описание продукции, но и бланк заказа для ее получения (опять-таки по почте или с курьером), а в некоторых случаях – и образцы продукции для бесплатного (пробного) употребления.
Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает необходимость в немногословном срочном информировании адресата в связи с конкретным поводом Подобные сообщения направляются адресатам в форме уведомления напоминания или предупреждения.
Отличительными особенностями напоминания являются:
- ссылка на высланное ранее уведомление;
- более краткая форма изложения сути предложений (пожеланий или требований) автора;
- информирование о санкциях, которые могут быть применены к адресату в случае, если и на напоминание со стороны последнего так и не последует соответствующей реакции.
Сопроводительные письма – это письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т. п., которые в силу специфики содержания объема или формы представления не могут быть оформлены в виде письма.
Сопроводительные письма включают в себя сообщение об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. Письмо-благодарность (благодарственное письмо) – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия, оказанные услуги.
Эта разновидность писем, как правило, составляется в более свободной форме, чем другие. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:
- Благодарим за оказанную помощь в…
- Выражаем Вам свою благодарность за…
- Позвольте Вас поблагодарить за…
- Письмо-соболезнование – письмо, составляемое в трагических жизненных ситуациях, требующих выражения участия (смерть, несчастный случай, последствия стихийного бедствия и т. п.).
В письмах-соболезнованиях используются следующие фразы:
- Примите наше самое искреннее сочувствие по поводу смерти… Мы глубоко огорчены, узнав о смерти…
- Для нас было огромным потрясением известие о скоропостижной смерти…
- Письмо-извинение – деловое письмо, автор которого приносит извинения корреспонденту за причиненные неудобства.
- Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:
- Приносим свои извинения за то, что…
- Приносим Вам свои глубокие извинения…
- Позвольте принести (Вам) свои извинения за…
- Мы хотели бы извиниться перед Вами за…
- Разрешите извиниться перед Вами за…
Презентационное письмо – имеет цель представить в выгодном свете какую-либо продукцию, организацию, личность (политического деятеля, писателя и др.) или общественно значимое событие (выставка, фестиваль и др.).
Презентационное письмо обращено к публике, поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. Отвечать на презентационное письмо не принято.
Стандартным началом презентационного письма может быть формулировка:
Презентационное письмо обычно красочно оформлено, может иметь приложение в виде справочных материалов, фотографий, иллюстраций и т. п. Мини-письма – относятся к малым эпистолярным формам. Их особенность – стандартность содержания, несоблюдение некоторых формальных правил написания деловых писем. В структуру таких писем включается также пустой блок для оформления блиц-ответа. Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела. Подобный «телеграфный» стиль уместен между деловыми партнерами, которые понимают друг друга «с полуслова».
Письмо-открытка – может выступать как:
- частное деловое послание личного характера;
- инструмент прямой почтовой рассылки (директ-мейл).
Будучи формой частной деловой переписки, текст на открытке, как правило, не затрагивает аспекты деловых взаимоотношений между автором и адресатом. Это сообщение личного характера в случае, если встреча затруднена. Здесь допустимы менее официальное обращение к адресату, что подчеркивает личный характер послания.
Для писем-поздравлений можно использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки. Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.
Считается вполне уместным направлять поздравления по следующим случаям:
- день рождения адресата (дата основания организации-получателя);
- государственные праздники;
- профессиональные праздники;
- назначение на более престижную должность;
- присвоение почетного или специального звания;
- награждение;
- достижения на профессиональном поприще (превышение показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в конкурсах и соревнованиях и т. п.);
- заключение партнерских соглашений;
- годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
- ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба, рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации, круглая годовщина свадьбы).
Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное) мероприятие:
- заседание;
- совещание;
- конференцию;
- семинар и т. д.
Письмо-приглашение может содержать:
- полную повестку дня мероприятия;
- фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
- фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
- информацию о проезде к месту приглашения;
- другую информацию.
Особенности структуры письма-приглашения:
- первый абзац – вводная ключевая формулировка;
- второй абзац – информация о событии;
- третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить, ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
Не принято направлять письма-приглашения по незначительным поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.
Письмо-приглашение всегда носит персональный характер. Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации. Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например, выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата подтвердить свое участие в мероприятии.
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу