Папка с внутренними факторами

В папку с «внутренними факторами» должны быть собраны:

1. Заявления о миссии организации, устав, постановления, история и структура организации.
2. Письма, биографии, фотографии ведущих руководителей, членов совета, менеджеров и др.
3. Описание и история программ, продукции, услуг и пр.
4. Статистические данные о ресурсах, бюджете, штатах, торговле, прибыли, акционерах и т.д.
5. Формулирование политики    и    процедурных    вопросов,    связанных    с проблемной ситуацией.
6. Формулирование позиций (цитаты) ведущих руководителей относительно проблемной ситуации.
7. Описание того, как организация в текущий момент справляется с проблемной ситуацией.
8. Список и описание ключевых заинтересованных лиц внутри организации.
9. Перечень внутренних средств информации (двусторонних) для коммуникации с группами интерес.

Документы и материалы, связанные с организационными вопросами, процедурами и акциями имеющие отношение к проблемной ситуации (справки, досье о разных группах общественности организации, обзор мнений и действий ключевых фигур внутри организации, ее структурных подразделений, ответственных за проблему, хроника причастности организации к возникшей проблеме).

Документированная систематизация коммуникационного поведения организации, позволяющая проверить, как она обращается с общественностью (анализ состояния отношений организации со своими сотрудниками или с соседней организацией).

Оценка качества используемых официальных каналов коммуникации, определение уровня корпоративной культуры и др.

Количество и содержание документов должно дать возможность получить ответ, по  крайней  мере,  на следующие вопросы:

• узкие места информационных потоков;
• неравномерность коммуникационной нагрузки;
• работа сотрудников наперекор друг другу;
• скрытая информация     внутри     организации,     которая     может     быть использована ей во вред;
• конфликтность понятий относительно того, что такое организация и на деле как она действует.

Постоянно обновляющийся календарь – работы организации, хроника ее жизнедеятельности. Эта часть досье будет служить не только важным справочником для текущей работы организации над отдельными вопросами, но и выступит источником идей и информации для написания выступлений, подготовке брошюр, специальных отчетов, выставок, удовлетворения информационных запросов со  стороны СМИ.

Открытость и точность информации об истории деятельности организации, передвижении ее руководящих кадров могут явиться для пиарменов бесценным средством борьбы со сплетнями и безосновательными слухами.